Hoy al SAT nos ha llegado una consulta de un
cliente que estaba pensando en renovar las tres impresoras que tenía en su
despacho. Se trata de un profesional autónomo que tiene contratado a dos
empleados haciendo tareas comerciales; de este modo cada uno de ellos, en su oficina,
tiene una impresora de uso local. Por ahorrar costes, se planteaba, comprar una
sola impresora que soportará mayor carga de trabajo pero con tarjeta de red, de
tal modo que con ella los tres puedan trabajar. La duda que tenía es si
realmente le convenía comprar una sola impresora con tarjeta de red o tres de
uso local.
Vamos a intentar explicar ventajas e
inconvenientes.
Algo que observamos en muchas empresas es la
existencia de impresoras de puesto, que están ligadas a un puesto de trabajo
generalmente destinado a la atención al cliente y de impresoras de red; por
tanto ambas modalidades coexisten sin interferencias. Lo que debemos valorar en
la elección entre impresora de red o
impresora local es la búsqueda del ahorro y la máxima
productividad. Y es que, en muchas ocasiones, nos centramos en buscar el mejor
coste por página para impresoras de red que luego son infrautilizadas porque hemos
decidido implantar impresoras de puesto para todos aquellos usuarios que
atienden al público de manera que no
tengan que levantarse hasta la impresora de red para recoger los documentos
que han enviado a imprimir.
Reconozco que, como trabajador, es más cómodo si
estás atendiendo a alguna persona no tener que acercarte hasta la impresora de
red para recoger unos documentos que tiene que firmar el cliente. Pero a la vez
si lo que buscamos es el ahorro tenemos que tener en cuenta varias
alternativas, y sobre todo cuantificar
qué impresora es más económica a la hora de imprimir un
documento.
Está claro que todo tiene unos límites y si
tenemos varios puestos de atención al público, pueden compartir entre todos una impresora que les quede
cercana. No es lógico, que tengan que alejarse mucho y perder
de vista al cliente, sobre todo porque se crea una situación incómoda y porque
perdemos tiempo. También debemos considerar si estamos todo el día atendiendo
al público o sólo lo hacemos de forma más esporádica.
Por lo
tanto debemos buscar un equilibrio. Hoy en día
impresoras de red las hay relativamente económicas y podemos compartirlas entre
varios puestos de forma que no tengan que moverse mucho y a la vez evitamos
tener una impresora local en cada puesto. Si lo hacemos cuando tengamos que renovar
el parque de impresoras sin duda conseguiremos un ahorro importante en nuestras
empresas.
Tampoco es conveniente dejar a toda la empresa dependiendo de una única impresora,
puesto que ante un problema técnico o un consumible agotado seguro, se nos
presenta un serio problema. Y esto es muy frecuente que suceda, ya que cada vez
mas las empresas trabajan sin stocks de consumibles jugando con la inmediatez
que provoca la gran cantidad de oferta que hay en este sector. Por lo tanto lo
ideal para nuestro cliente es conservar una de las impresoras locales, por
ejemplo la suya, que puede sustituir en caso de emergencia a la impresora de
red que usarán habitualmente él y sus dos trabajadores.
Una curiosidad: sabéis que un trabajador que
tiene una impresora en red imprime menos que si la tiene de uso local. Sabéis por
qué? Como pista os diré que no tiene nada que ver con la grabación del registro
de impresiones que realiza cada puesto de trabajo.
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