Coste por copia

El coste por copia es una opción en la adquisición de un equipo de impresión. Básicamente se trata en la adquisición mediante contrato de una o varias impresoras en las que el usuario no se ha de preocupar de nada, ya que la empresa con la que contrata la adquisición de la impresora, se encarga cada mes de facturarle las copias reales impresas durante ese periodo de tiempo, también se encarga de la reposición de los consumibles a medida que estos se gastan así como reparaciones o intervenciones que tenga que realizar un servicio técnico sobre el equipo de impresión.

Planteado así parece una buena opción de ahorro en cuanto a costes de impresión; pero, realmente lo es? Como calcula la empresa que suministra los consumibles lo que ha de cobrarnos por una copia impresa? Veámoslo.

Imaginemos que tenemos una empresa y contratamos con otra empresa proveedora un servicio de coste por copia. En primer lugar la empresa proveedora determinará qué modelo de impresora necesitamos, mejor dicho determinará qué modelo de impresora le es más conveniente instalar a él en base a varios factores:

•  Instalará la impresora más barata, ya que en un principio la máquina la pagan ellos. Aunque el precio de coste lo repercutirán en lo que te facturen en cada hoja que imprimas.
• Normalmente las impresoras más baratas, esconden la trampa que los consumibles son muy caros: Kyocera, Oki, …. son las marcas habituales en coste por copia. Si es posible instalaran impresoras con consumibles independientes y probablemente que se puedan reciclar. Ellos se encargaran de suministrarte los consumibles que instalará un técnico para que no veamos que no están instalando consumibles originales, a pesar que nos facturarán las copias a precio de consumible original.

Una vez escogida por parte de la empresa proveedora la impresora apropiada calculará el coste del siguiente modo. Dividirá el coste de cada consumible por su rendimiento en hojas impresas, lo que determinará lo que vale una copia impresa por ese consumible. Hemos saber que el coste total de una hoja puede suponer la suma de hasta 10 consumibles, a ese resultado le añadirá lo que le costó la impresora, porque la impresora realmente la paga el usuario, le sumara algo que llamaremos margen de operaciones, que es un pequeño coste por intervenciones en la impresora de un técnico y finalmente le sumará un porcentaje de beneficio, ya que la empresa proveedor ha de ganar algo. Veamos un ejemplo práctico. 

Imaginemos que nos instalan una impresora color Oki C711DN

CONCEPTO	PVP	DURACION ESTIMADA	PRECIO POR COPIA DE CADA CONSUMIBLE
IMPRESORA	906,24 €	200.000	0,004531 €
CINTURON	76,44 €	60.000	0,001274 €
FUSOR	97,88 €	60.000	0,001631 €
TONER K	88,50 €	11.000	0,008045 €
TONER C	156,56 €	11.500	0,013614 €
TONER M	156,56 €	11.500	0,013614 €
TONER Y	156,56 €	11.500	0,013614 €
TAMBOR K	56,56 €	20.000	0,002828 €
TAMBOR C	100,40 €	20.000	0,005020 €
TAMBOR M	100,40 €	20.000	0,005020 €
TAMBOR Y	100,40 €	20.000	0,005020 €
SERVICIO TECNICO	60,00 €	11.000	0,005455 €
COSTE DE CADA COPIA			0,079666 €
BENEFICIO (25% DE COSTE DE CADA COPIA)			0,019917 €
			0,099583 €	COSTE TOTAL

En la columna Concepto aparece la relación de la propia impresora, consumibles que lleva y la intervención del servicio técnico (se ha calculado que el técnico irá cada 11.000 copias que el consumible de menor duración para hacer intervenciones de mantenimiento que duraran una hora) . La columna PVP indica el coste de cada uno de los conceptos por separado y la columna duración estimada indica el rendimiento en copias de cada uno de los consumibles. La columna precio por copia de cada consumible indica lo que cuesta cada copia que imprime ese consumible. En azul aparece la suma de todos los costes y el 25% de beneficio que se le imputa al coste, la suma de ambos dan el coste que se facturara al cliente por cada copia impresa.

Multiplicadlo por cualquier número de hojas que pensáis puede imprimir una empresa y veréis lo que pueden llegar a pagar al mes.

En definitiva, si sois usuarios de coste por copia y ya os habéis dado cuenta que las cuentas no cuadran, tal vez sea hora que pases a las recargas o a los consumibles reciclados. Créeme que no serás el primero en dar ese paso, que sí te va a reducir tus costes de impresión.

Por último deciros que la forma de calcular el coste por copia esta extraído de una conversación que tuve personalmente con un distribuidor que estaba implantando el sistema de coste por copia a sus clientes.

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