Desde hace al menos tres décadas el uso del papel en el ámbito laboral ha
evolucionado mucho. Este, así como los dispositivos alrededor de una oficina
-impresora, multifunción y escáner- se han vuelto mucho más sofisticados para
adaptarse a las nuevas necesidades que los trabajadores tienen en la era
digital.
Recientemente, se han publicado dos estudios que confirman estos cambios en
el uso del papel en las oficinas, y también subrayan la vinculación que
todavía existe entre este y las empresas: el papel es clave para los procesos
de trabajo y la productividad de los empleados.
Según el estudio de Wakefield, el 73% de los directivos en empresas de
hasta 500 empleados -bien propietarios de un negocio, bien responsables de la
toma de decisiones- usan al menos cuatro veces al día los equipos de impresión;
y el papel es utilizado, en muchas ocasiones, para analizar información o para
trabajos específicos ad hoc como una reunión, un email o realizar anotaciones
en la información que se maneja.
Igualmente, otro estudio de InfoTrends destaca que estos dispositivos
siguen siendo imprescindibles en departamentos como el legal, contabilidad, o
recursos humanos, donde el volumen de papel generalmente es mayor que en el
resto de las divisiones de una organización.
Además, se ha incrementado el volumen de impresión por el uso de tablets y
smartphones en la oficina; y es más, a la hora de leer un documento un 49% de
los trabajadores prefieren leerlos en papel que en la pantalla. Paralelamente,
la impresión a color crece un 20% más que en monocromo, probablemente gracias
al descenso del precio del color. También ha aumentado significativamente el
empleo del escáner, ya que la mayoría de los empleados convierten documentos a
PDF para llevarlos en sus dispositivos, por ejemplo.
Por tanto, podría decirse que el papel se está adaptando, como todo, a las
nuevas tecnologías, y las funciones que antes cumplía de almacenamiento y
envío, ahora han pasado a estar en un entorno digital. Sin embargo, tal y como
revelan los estudios, el documento impreso sigue siendo clave en el momento de
la toma de decisiones y la revisión de información. Lo esencial, entonces, es
la optimización de los recursos y disponer de una variedad suficiente de
equipos que provean eficientemente soluciones a los empleados, según cada
necesidad.
La clave está en analizar el uso que se hace de la tecnología en un entorno
concreto. Esto nos ayudará a saber qué dispositivos convienen en cada
departamento: color o monocromo; impresora, multifunción, escáner o bien una
combinación de éstos.
Tan importante como esta optimización es el uso responsable del papel. A
día de hoy, existen dispositivos que nos permiten imprimir a doble cara
-función dúplex-, en modo folleto o marcas que facilitan el reciclaje de los
cartuchos usados de tinta y el tóner. Y así, con tu ayuda, favorecen el respeto
al medio ambiente. Está claro que con todo, a la impresora aún le queda mucho
para convertirse en un dispositivo olvidado en un rincón acumulando polvo.
Más noticias para el ahorro de tinta
y tóner en las impresiones? Pincha en Suscripción de Newsletter
