Actualmente, aunque
la mayoría de las empresas usa una combinación de documentos en papel y
digitales en sus operaciones diarias, sólo un tercio de los negocios europeos
está preparándose para entrar en el mundo digital con la implantación de
equipos MFP inteligentes que tienen una función clave para dejar atrás los
procesos basados en papel.
Muchas empresas
muestran el deseo de digitalizar los documentos para reducir el almacenamiento
físico en sus oficinas y es que una de las ventajas clave de la automatización
de los procesos empresariales es la capacidad de archivar documentos en un solo
lugar. Gracias a la función de escaneado, los usuarios digitalizan información
para acceder posteriormente a ella mediante búsquedas.
Entre las
características clave que un equipo MFP inteligente puede proporcionar a
empresas, cuyo trabajo preliminar consiste en la digitalización de los
documentos, se incluyen el escaneado directo a correo electrónico o a una
carpeta específica en una red o en la nube, para su posterior uso o archivado.
Esto cumple con las necesidades del 66% de las empresas europeas que opina que
el archivado centralizado de los documentos en una sola ubicación es una de las
principales ventajas de la automatización de los procesos empresariales. Se
pueden escanear diversos formatos de documento para su salida en formato PDF o
PDF/A, y este último satisface la necesidad de un archivado digital a largo
plazo.
Cada año, los
procesos relacionados con documentos contribuyen a una pérdida sustancial de la
productividad de los empleados. Los equipos MFP inteligentes ofrecen ventajas
considerables en el flujo de trabajo a través de la automatización de tareas
manuales que llevan mucho tiempo, permitiendo a las empresas centrarse en
actividades importantes.
“Como una
tecnología para el entorno de trabajo, los equipos MFP inteligentes han
progresado mucho en un breve periodo de tiempo”, afirma Terry Kawashima,
Director Ejecutivo de OKI Europe Ltd. “Se trata de una respuesta directa a las
necesidades de digitalización y de optimización de flujos de trabajo de
documentos del mercado, expuestas en este último estudio de IDC, que permite
allanar el camino hacia un futuro con menos papeles y una mayor digitalización
de los documentos”.
La cartera de
equipos MFP inteligentes de OKI Europe combina software sofisticado y
tecnología avanzada. Estas herramientas integradas ofrecen a las empresas una
gran gama de funciones necesarias para mejorar la forma de manejar, gestionar y
procesar documentos en una organización y dar respuesta a la creciente necesidad
de digitalizar documentos para ahorrar espacio y tiempo en las empresas con
mayor volumen de trabajo.
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