La consultora tecnológica IDC ha realizado
un amplio análisis sobre el uso de la gestión documental y la impresión en las
empresas españolas, que abarca temas tan diversos como los costes ocultos, la
mejora de la eficiencia y los retos para este año en materia de tecnología.
Así, el informe contempla los
principales objetivos de los CIO (Chief Information Officer, persona encargada
del desarrollo de ideas, tecnología y comunicación) de cara a este nuevo año en
materia de gestión documental. En esta línea, el principal reto de las
compañías para este año pasa por acelerar los procesos documentales de forma
que vayan al mismo ritmo que los del negocio. Ya que la crisis y los actuales
ciclos de consumo están obligando a las empresas a ser más ágiles, lo que en
términos de gestión documental se traduce en una mayor fluidez dentro de la
propia organización.
El estudio, encargado por KYOCERA
Document Solutions, también revela que las compañías dedican hasta el 5% de su
presupuesto total de TI (Tecnología de Información) a la partida
correspondiente a impresión, aunque casi la mitad de las empresas consultadas
afirma desconocer los costes reales en dicha materia.
Y es que valorar el gasto real en
impresión es un proceso muy complicado. En ese sentido, dentro del coste total
de la impresión no se debe contabilizar únicamente la amortización de la
maquinaria y los tóner, sino también la electricidad empleada y el soporte
técnico que se encarga de que ese equipamiento funcione correctamente día tras
día.
Cómo mejorar la eficiencia y
reducir los costes
Con el objetivo de ayudar a las
empresas a que, en estos tiempos de dificultades económicas puedan reducir su
gasto en impresión y mejorar de paso su eficiencia, el informe establece una
serie de recomendaciones que pueden poner en marcha todo tipo de empresas, sea
cual sea su tamaño.
Entre ellas, destaca la necesidad
de que las organizaciones definan políticas de uso para concienciar y educar a
los empleados. De este modo, puede reducirse el volumen total de documentos
impresos. Por otro lado, y en combinación con lo anterior, las empresas tienen
aún un largo camino por recorrer a la hora de bajarlos costes por impresión,
especialmente los ocultos (energía, gestión, medio ambiente, productividad,
etc.), todos los cuales deben ser monitorizados y analizados. Además, IDC recomienda
emprender políticas de racionalización de impresiones a color y que los
responsables de TI conozcan mejor el impacto de la calidad de impresión sobre
el gasto unitario.
Otra de las reglas básicas que
puede generar un importante ahorro a las compañías es enviar a imprimir los
emails por la bandeja de papel reciclado, así como no permitir imprimir a color
a departamentos que no lo necesitan o recoger las impresiones tras introducir
un código en el dispositivo de impresión. Se trata de normas que, con su
cumplimiento, permiten reducir el gasto de esta área hasta en un 25%.
Prioridades en gestión de
contenidos para este 2014
Las empresas también sitúan como
una prioridad para este 2014 la reducción de los costes vinculados a los
procesos en papel. Y es que, más allá de los ahorros directos que supone
eliminar el papel en la compañía, al eliminar los documentos físicos (y su
almacenaje) también se reducen notablemente los tiempos de llegada al mercado.
Por ello, la digitalización se consolida como una de las apuestas estratégicas
más importantes en nuestros días.
Sin papel también hay menos
riesgo de que la información se pierda dentro de la empresa, especialmente en
entornos de gran movilidad como en los que nos empezamos a mover. Así, las
compañías están cada vez más preocupadas respecto a la pérdida de control que
pueden sufrir sobre los documentos que sus empleados utilizan, tanto dentro de
la organización como en sus actividades fuera de ella.
Cloud y movilidad, claves en
la gestión documental
Aunque la nube aún no está
afectando de forma directa en este aspecto a las empresas, todas ellas
coinciden a la hora de afirmar que, en un futuro, todos los procesos deberán
tener en cuenta el Cloud Computing. La otra gran tendencia en este terreno es
la movilidad, ya imparable dentro de las organizaciones, según recoge el
informe. Sin embargo, los graves problemas de seguridad y de control sobre los
documentos en el entorno móvil siguen preocupando a los CIO y responsables de
TI por lo que superar estas barreras en los próximos meses será esencial para
el desarrollo de este paradigma.
Más noticias para el ahorro de
tinta y tóner en las impresiones? Pincha en
Suscripción de
Newsletter
