Sumando las diversas opciones
como aire acondicionado e impresoras inteligentes, inversión en software
documental, equipos ecológicos y buenas prácticas, las empresas podrían llegar
a hacer unos ahorros considerables en los costes operativos de sus oficinas Una
oficina es tan ecológica como las personas que trabajan en ella. Si nos
esforzamos por implantar en nuestros hogares dispositivos y medidas que mejoren
la eficiencia energética y nos permitan ahorrar costes, razón de más para
trasladar esta actitud a ese lugar en el que pasamos casi más tiempo que en
nuestra propia casa y que compartimos con muchísimas personas: la oficina.
Por este motivo, los responsables
de las empresas están poniendo a disposición de los empleados una serie de
herramientas y políticas que permiten ahorrar energía y recursos y, de paso,
ser respetuosos con nuestro maltrecho medioambiente. Uno de los principales
frentes en los que se lucha por reducir los costes es el consumo de papel. En
esta batalla, las impresoras son las grandes protagonistas y sobre ellas se
centra buena parte de las medidas de eficiencia y ahorro que se diseñan. La más
innovadora es la denominada "impresión segura".
Consiste en que el empleado debe
validar su identidad mediante una tarjeta o un código y estar físicamente
delante de la impresora para recoger su documento. De esta manera, se pueden
anular peticiones que se han enviado por error, no se dejan olvidados
documentos en impresoras colectivas, se elige la impresora en la que se va a
imprimir y, lo que es más importante, se conserva la confidencialidad del
documento impreso, ya que este sistema garantiza que no cae en manos indebidas
ni curiosas por error. Además, como medida adicional de seguridad, se puede
determinar que al final de cierto periodo de tiempo, se borren automáticamente
las peticiones que no se han impreso. Adicionalmente se puede reducir mediante
software el consumo de tinta o tóner. Otras iniciativas menos novedosas pero no
por ello menos importantes optan por sustituir las impresoras locales por
impresoras de red.
Al retirar las tradicionales
impresoras individuales y utilizar equipos para grupos de trabajo, el empleado
debe levantarse de su silla y además pierde intimidad, lo que hace que se
replantee la necesidad real de imprimir. También cabe mencionar medidas como el
uso de cartuchos de tinta de alto rendimiento para evitar residuos innecesarios
y la devolución de cartuchos vacíos al proveedor para que los recicle.
En general, según estimaciones, si
las empresas gestionaran correctamente su parque de impresoras, podrían reducir
los costes de impresión entre un 10 y un 30%. Está claro que las compañías
pueden hacer mucho por ser más eficientes y ahorrar costes, pero no son los
únicos intervinientes en este proceso. Los empleados deben responsabilizarse y
seguir una batería de sencillas medidas para ahorrar papel. La más obvia es
imprimir a doble cara, pero no dejemos que la obviedad nos impida ver el gran
impacto de esta medida. Si un oficinista utiliza una media de 10.000 hojas al
año imprimiendo a doble cara, se ahorraría un 20%. También se pueden imprimir
varias páginas en una hoja, evitar la impresión de documentos de uso interno o
imprimirlos en modo borrador para ahorrar tóner, usar papel reciclado,
reaprovechar las hojas que solo tienen unas pocas líneas impresas o se han
impreso mal, no imprimir correos electrónicos ni borradores, archivar las
copias de forma electrónica, etc.
No obstante, aquí entra en escena
el criterio del trabajador y su capacidad para determinar qué debe imprimir y
qué no. Muchas compañías que han apostado verdaderamente por reducir el consumo
de papel y ser más eficientes, prefieren no dejar ciertas decisiones en manos
del empleado y tampoco quieren fiscalizar su trabajo cotidiano con medidas
restrictivas como la cuota de impresiones, así que han dado un paso más allá y
han optado por soluciones de software de gestión documental. Este tipo de
aplicaciones eliminan prácticamente el uso de papel del ciclo de vida del
documento y suponen importantes ahorros de costes en este capítulo.
La tecnología nos está
permitiendo ser más eficientes y ecológicos en las empresas. Por eso merece la
pena invertir en nuevos programas y equipos. La inversión inicial puede parecer
elevada, pero el retorno está asegurado. Es esencial instalar en las oficinas
equipos punteros que, por ejemplo, permitan activar el modo de ahorro de
energía para que se apaguen cuando llevan un tiempo inactivo.
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