Imagínate que en tu oficina solo
hubiera dos impresoras y que cada vez que tuvieras que imprimir encontraras una
larga fila de compañeros esperando su turno, seleccionando de quién es cada
documento, desplazándose por la oficina para llegar a la máquina más cercana…
Esta escena era práctica habitual en las oficinas hasta hace algún tiempo. La
impresión centralizada ha sido una costumbre muy arraigada dentro de las
empresas españolas que ha desembocado en una ineficiencia en el proceso de
impresión y ha disminuido la productividad y la posibilidad de invertir mayor
cantidad de tiempo a proyectos más prioritarios.
Entonces, ¿cuál es la alternativa
a la centralización? Muy sencillo: Distribuir. La impresión distribuida es una
solución óptima para las empresas, que no solo afecta a los costes y a la
gestión del mantenimiento de los equipos, sino a la satisfacción de los
trabajadores. Gracias a la impresión distribuida, el tiempo dedicado a realizar
estas tareas está cambiando a medida que surgen impresoras multifunción
profesionales más pequeñas, con gran funcionalidad y con costes más
competitivos. Los empleados también invierten menos tiempo en el proceso y esto
hace aumentar los índices de satisfacción y tranquilidad de la plantilla.
Pero, ¿resulta caro apostar por
este tipo de impresión? La impresión distribuida puede ser una fórmula de
ahorro para una empresa. Si analizamos los aspectos principales y las
características que nos aporta la impresión centralizada frente a la
distribuida, descubrimos que es un ahorro de tiempo para los empleados; y de
costes, ya que afecta directamente a la productividad de la plantilla. Si
además de todo esto, los índices de satisfacción aumentan, resulta una inversión
óptima a largo plazo.
¿Cuáles son sus principales
ventajas a la hora de su implantación? Por una parte, la impresión centralizada
requería un mantenimiento del equipo y una dependencia del empleado hacia solo
una impresora además de un mayor tiempo de inactividad como consecuencia de las
colas de impresión, o una necesidad innecesaria de abandonar el espacio de
trabajo para desplazarse a recuperar las copias. La principal ventaja de la
impresión distribuida es que ofrece una mayor accesibilidad a los trabajadores
ya que al contar con varios equipos profesionales de impresión a una distancia
menor de los usuarios, el proceso de producción ahorra, no solo en flexibilidad
y comodidad, sino también en proximidad.
Si te planteas cambiar tus
impresoras este 2017, las principales marcas recomiendan la opción de un parque
mixto, implementando medidas para la utilización de las impresoras de forma
racional teniendo en cuenta todos los factores que deberás analizar antes de
realizar esta transición. En resumen, la idea es direccionar mayores volúmenes
hacia impresoras de menor coste por copia, y tener impresoras más pequeñas más
cerca de los trabajadores para los trabajos más urgentes; de menor volumen o
que sean confidenciales.
Estos son solo algunos consejos
en tu transición a la impresión distribuida de los que te hablaremos en 2017. Las
ventajas de la impresión distribuida son varias y cada vez es un modelo por el
que apuestan más empresas.
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