Hay muchas formas de reducir los costes mensuales de impresión, desde
adquirir impresoras más eficientes a contratar un modelo de servicios de
impresión gestionados (MPS). Sin embargo, si deseas mantener tu actual flota de
impresoras y minimizar tus costes de impresión, hay diversas estrategias. En
este sentido, HP señala que adoptar unas políticas sencillas, instruir al
personal y utilizar opciones o herramientas de gestión disponibles, pueden
reducir tus costes de impresión en un 40% o incluso más. Estas son algunas de
ellas.
Utilizar los modos borrador y
económico
Hay muchas situaciones que requieren una impresión profesional de alta
calidad, pero muchas otras no. Por ejemplo, casi todos los documentos internos
se pueden imprimir en modo borrador o en modo económico. El texto puede quedar
más grisáceo y los gráficos con menos resolución o irregulares, pero
perfectamente legibles y aptos para la mayoría de usos. Por si fuera poco, se
imprimirán antes y emplearán hasta un 50% menos de tinta o tóner, según el tipo
de impresora y el trabajo de impresión. Aunque el consumo variará según las
impresoras, el uso mensual y el balance de impresión en blanco y negro y en
color, solo con usar los modos borrador o económico podría ahorrar un 30% o
más.
Controlar las impresiones a color
Imprimir a color puede ser muy útil para intentar vender un producto o
servicio, o simplemente para destacar algo. Sin embargo, muchas veces es
innecesario y costoso. Como norma general, las páginas a color te costarán de
cinco a diez veces más que las copias monocromáticas. Restringe el uso del
color a ciertos documentos e incluso a determinados usuarios como parte de tu
política de impresión y respáldala con el uso de herramientas y opciones de
gestión de la impresión siempre que sea posible. Solo con disminuir tu patrón
de impresión en color del 20% mensual al 10%, podrías reducir tus gastos hasta
en un 20%.
Recortar tus gastos en papel
Si quieres reducir tus gastos en papel y alcanzar los objetivos
medioambientales, considera la impresión a doble cara. Cada vez que imprimas un
documento de cuatro o más páginas, estarás reduciendo a la mitad el número de
páginas que utilices. Puedes ahorrar incluso más papel en documentos internos o
borradores iniciales si utilizas la opción de imprimir varias páginas por hoja.
Si imprimes dos páginas por hoja a doble cara, un documento de ocho páginas
solo ocupará dos hojas, pudiendo ahorrar un 40%. Además, considera utilizar
papel más económico para los documentos internos de menor importancia. Si
tienes una impresora con varias bandejas de entrada, prueba a configurarla para
que utilices el papel más económico por defecto en la bandeja principal y el
papel de mayor calidad en la bandeja secundaria, para documentos externos. Si
cambias a un papel más económico, podrías reducir tus gastos de impresión en un
8 o un 9%.
Utilizar la impresión Pull
En un mundo ideal, no quedarían copias olvidadas en la bandeja de salida de
la impresora, pero en el mundo real sucede constantemente. La impresión Pull, que
obliga a los usuarios a autentificar un trabajo en la misma impresora antes de
imprimirlo, puede resolver este problema y se incluye en una amplia variedad de
impresoras de oficina actuales. Si la tuya es una de ellas, inclúyela en tu
política de impresión y te beneficiarás de importantes ahorros.
Utilizar la vista preliminar antes
de imprimir
Merece la pena instruir y animar a los usuarios para que utilicen la
función de Vista preliminar, sobre todo antes de imprimir documentos largos. De
este modo, tienen la oportunidad de comprobar que el documento está configurado
correctamente y que los elementos no se han desplazado o han desaparecido de la
página. Por eso también merece la pena hablarles de la opción de autoajustar a
la página en la ventana de la impresora.
Cambiar las fuentes
Las fuentes más grandes, densas y de más impacto utilizan mucho más tóner,
especialmente si se imprimen a gran tamaño. La creación de plantillas que haga
un uso más eficiente de las fuentes y tamaños para los documentos internos y
externos podría ayudarte a ahorrar tinta o tóner y papel.
Aprende a usar la configuración de
energía de su impresora
Debes mantener el equilibrio entre el ahorro de energía, el consumo de
electricidad y el tiempo que la impresora necesita para calentarse, por lo que
quizás debas configurarlas de forma independiente, aunque el esfuerzo merecerá
la pena. Y si tus impresoras son antiguas y consumen 20 W o más incluso en
espera, apágalas completamente cuando no haya nadie en la oficina.
Se selectivo
Debes enseñar a tus equipos a seleccionar páginas individuales o rangos de
páginas para que, de este modo, no impriman páginas prácticamente en blanco o
páginas con los términos y condiciones de un correo electrónico. Así te
asegurarás de que solo imprimen el material que necesitan de una página web.
Sería aún mejor que les enseñaras la opción de imprimir en PDF, las notas web
de Microsoft Edge y aplicaciones o servicios como Pocket o OneNote, que se
pueden utilizar para guardar información de una página web sin tener que
imprimirla.
Usa consumibles genéricos
Esta es la opción donde conseguirás el mayor ahorro en tus costes de impresión.
El uso de consumibles genéricos y/o recargas, pueden suponen más de un 40% de
ahorro, sin sacrificar la calidad de tus impresiones. En Ahorra en Tinta, somos líderes en comercialización de recargas y consumibles
genéricos, en nuestra tienda encontrarás una amplia variedad para prácticamente
todas las marcas del mercado, además podrás contar con nuestro asesoramiento
técnico para que el uso de nuestros productos sea una experiencia totalmente
satisfactoria.
